PRIVATLIVSPOLITIK

1. Generelt

1.1: Du er afgørende for, at vi kan gennemføre og udvikle Jelling Musikfestival. Derfor er det vigtigt for os, at vi behandler dine personoplysninger korrekt og at du ved hvilke oplysninger vi indsamler om dig samt hvordan vi bruger dem.

Vi tilstræber at politikken skal være let forståelig, men hvis du har spørgsmål, bedes du kontakte os, på de nedenstående kontaktoplysninger (pkt. 2).

1.2: Denne persondatapolitik er gældende for samtlige de personoplysninger, som du giver os/eller som vi indsamler om dig som led i din tilknytning som frivillig ved Jelling Musikfestival.

1.2.1: Vores organisation er bygget op af flere uafhængige juridiske enheder (Foreningen Jelling Musikfestival cvr. 17862073 og Festival Fonden af 2006 cvr. 29413770), der deler dataansvaret for de data vi har om dig som frivillig. Det er mellem organisationerne aftalt at Jelling Musikfestival sikrer overholdelse af de forpligtelser der påhviler os, som dataansvarlig overfor dig.

1.3: I politikken kan du læse hvilke oplysninger vi indsamler, opbevarer og behandler om dig.

Den til enhver tid gældende version af politikken er tilgængelig på www.jellingmusikfestival.dk.

1.4: Den overordnede retlige ramme for vores behandling af personlige oplysninger er Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering. I tillæg reguleres området af den til enhver tid gældende Databeskyttelseslov.

 1.5: Alle spørgsmål vedrørende nærværende Politik samt mistanke om manglende overholdelse skal i første omgang rettes til Jelling Musikfestival (info@jellingmusikfestival.dk)

 

2. Dataansvarlig og kontaktoplysninger

2.1: Foreningen Jelling Musikfestival (cvr. 17862073) er dataansvarlig for de personoplysninger vi indsamler om dig. Og ansvarlig for at sikre at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

2.2: Du kan kontakte os, hvis du har behov for at vide, hvordan vi behandler dine personoplysninger.

Kontaktperson: Direktør Line Mosfelt

Adresse: Møllegade 10.1, 7300 Jelling

CVR: 17862073

Telefonnr.: (+45) 7587 2888

E-mail: info@jellingmusikfestival.dk

Website: http://www.jellingmusikfestival.dk/

3. Formålene med behandlingen af dine personoplysninger

3.1: Vi indsamler og opbevarer dine oplysninger i forbindelse med administration af hjælpere. Dine personlige oplysninger vil blive benyttet til følgende formål:

- Dokumentation af medlemshistorik, deltagelse på arrangementer, relevant uddannelse (eks. Kørekort, truckcertifikat, vagtuddannelse mv.)

- Almindelig personaleadministration, herunder registrering af tilmeldinger til arrangementer, vagtplanlægning, overblik over funktioner, udsendelse af informationer (herunder nyhedsbreve, infomails, evalueringslink) mv.

- Styring af adgangsrettigheder til vores medlemssystem

3.2: Vi anvender kun dine perondata til ovenstående formål, medmindre et nyt formål er klart foreneligt med de oprindelige formål eller der foreligger anden hjemmel til behandlingen.

3.3: For at sikre kvaliteten af dine personlige oplysninger, har du altid mulighed for at logge ind og opdatere disse.

 

4. De personlige oplysninger vi indsamler og behandler om dig

4.1: Vi indsamler følgende oplysninger fra dig:

Almindelige personoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mail, fødselsdato, billede, tøjstørrelse samt i økonomisystemet bankoverførselsoplysninger (kun ved refusion af udgifter).

4.2 Vi indsamler som udgangspunkt ingen særlige kategorier af oplysninger om dig.

 

5. Retsgrundlag for behandlingen (hvorfor har vi lov at behandle oplysningerne)

5.1: Det juridiske grundlag for behandlingen af dine oplysninger er Persondataforordningen art. 6, stk. 1 (b), i det behandlingen er nødvendig for at vi kan opfylde vores aftale med dig:

5.1.1 Når du bliver medlem af foreningen Jelling Musikfestival indgår du en aftale med os. For at vi kan administrere dit medlemskab og dit frivillige arbejde på festivalen, har vi brug for at behandle dine persondata.

5.1.2 Vi kan også med hjemmel i artikel 6, stk. 1 (b) behandle dine personoplysninger inden vi har indgået en aftale, når dine persondata er nødvendige for at vi eventuelt senere indgår aftale.

5.1.3 Vi behandler kun de personoplysninger, som er nødvendige, for at kunne opfylde vores aftale med dig.

5.2 Vi kan ligeledes behandle en række almindelige personoplysninger om dig som led i din tilknytning til os, fordi vi har en berettiget interesse i at behandle sådanne oplysninger, jf. Persondataforordningens art. 6, stk. 2, (f), medmindre din ret til at opnå beskyttelse af dine egne almindelige personoplysninger går forud for vores legitime interesse i at behandle dine oplysninger. Det kan fx være behandling til brug for intern statistik, behandling i forbindelse med vores e-mail- og internetpolitik, m.v.

5.3 I visse tilfælde er vi også retligt forpligtet til at behandle Personoplysninger om dig. Det kan fx være til brug for dokumentation af udlæg og lignende i medfør af reglerne i bogføringsloven. Organisation skal blandt andet gemme regnskabsmateriale i fem år fra afslutningen af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører.

5.4 Vores Behandling af eventuelle Særlige Kategorier af Personoplysninger (følsomme oplysninger), såsom fx oplysninger om dit helbred, sker på grundlag af dit samtykke, jf. Persondataforordningens art. 9, stk. 2, (a) eller med henblik på, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. Persondataforordningens art. 9, stk. 2, (f).

 

6. Deling af dine Persondata (Databehandlere, som vi overlader dine personoplysninger til)

6.1 Vi videregiver dine data til samarbejdspartnere som fx hosting-selskaber, der står for databehandlingen af hjælpersystem, økonomisystem, netbank samt hjemmeside (nyhedsmails).

6.2 Hvis der er krav om, at vi indgår databehandleraftaler med disse samarbejdspartnere, så har vi indgået databehandleraftaler. Dette betyder, at disse parter også overholder lovgivningen om personoplysninger.

6.3 Vi deler dine oplysninger med vores andre selskaber/organisationer i det omfang, at dette er relevant for netop din tilknytning jf. pkt. 1.2.1

6.4 I tillæg til ovenstående deler vi dine oplysninger i det omfang vi forpligtet til, f.eks. som følge af krav om indrapportering til offentlige myndigheder.

6.5 Vi videregiver ikke dine personoplysninger til kommerciel markedsføring af produkter fra 3. mand m.m.

 

7. Hvor har vi dine personoplysninger fra?

7.1 Vi indhenter dine personoplysninger fra dig selv. Vi modtager ikke personoplysninger fra tredjemand.

7.1.1.I enkelte tilfælde kan din kontaktperson oprette dig i hjælpersystemet, på den måde kan vi modtage data om dig fra tredjemand. Ved oprettelse i hjælpersystemet sendes kvittering til den mail der oplyses, således at du bliver informeret om at vi behandler dine personoplysninger.

 

8. Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

8.1 De oplysninger vi behandler om dig som led i vores arbejde, opbevarer vi i hjælpersystemet.

8.2 I hjælpersystemet opbevares dine persondata i tre år efter du sidst har været aktiv på et arrangement. Herefter slettes alle data som vi ikke er forpligtet til at opbevare.

8.3 Hjælperregister gennemgås årligt senest i februar måned forud for kommende festival med henblik på vurdering om det er i overensstemmelse med formålet, at oplysningerne fortsat er gemt.

 

9. Dine rettigheder

9.1 Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

9.1.1 Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig.

9.1.2 Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

9.1.3 Ret til sletning

Du har ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ønsker du dine oplysninger slettet fra vores hjælpersystem, kan vi ud fra interesseafvejningsreglen i forordningens art. 6 stk. 1 litra f, beholde relevante data. Øvrige data vil blive slettet.

9.1.4.Har du fået udbetalt refusion af udlæg e.lign. er vi jf. bogføringsloven pålagt at opbevare disse oplysninger i 5 år, uagtet at du evt. ønsker at få slettet de data vi har om dig.

9.1.5 Retten til at trække samtykke tilbage

Vi anvender som udgangspunkt ikke samtykke i forbindelse med behandling af personoplysninger, medmindre vi er forpligtet til det. Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor i punkt 1. Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

 

9.2 Øvrige rettigheder fremgår af Persondataforordningen art. 18-20

9.3 Ønsker du at gøre brug af dine rettigheder kan du kontakte os på info@jellingmusikfestival.dk. Vi følger op på din henvendelse hurtigst muligt.

9.4 Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

9.5 Konsekvenser ved ikke at afgive Personoplysninger

9.5.1 Hvis du ikke ønsker at vi behandler dine persondata på grundlag af denne persondatapolitik, kan du ikke være medlem af foreningen Jelling Musikfestival og dermed kan du ikke være hjælper på festivalen.

 

10. Klage til Datatilsynet

10.1 Du bør altid først rette henvendelse til os som dataansvarligt selskab, såfremt du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger.

10.2 Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på datatilsynet.dk.

 

11. Ændringer og opdateringer

11.1 Vi forbeholder os ret til løbende at opdatere nærværende persondatapolitik. Den opdaterede version vil altid være tilgængelig på https://www.jellingmusikfestival.dk/fællesskab/frivillig/

 

Jelling Musikfestival, den 13. januar 2022